○○님~, 그때 말한 보고서는 어떻게 되어가요?
회사를 다니다보면, 많은 직장인에게 피할 수 없는 숙명과도 같은 보고서.어느 부서에서 어떤 직급을 맡든 한 번은 꼭 쓰게 되는 것이 바로 보고서다.
누구나 써야 하지만, 모두가 잘 쓰기는 쉽지 않다.
‘자료는 어디서 찾지? 보고서 분량이랑 양식은 어떻게 하고?’
‘도무지 아이디어가 떠오르지 않아… 어떻게 하면 좋지?’
이렇듯 우리 직장인은 보고서 작업을 마주하면서 늘 많은 스트레스를 받는다.
도대체 왜 이렇게 보고서를 쓰는 것이 어려울까?
한방에 통과하는 보고서를 쓰는 ‘일 잘하는’ 사람의 보고서에는 어떤 비밀이 있을까?
세상 모든 일은 사람마다 다르고 케이스마다 다르다고 하지만
각 상황별로 참고할 수 있는 적절한 보고서 작성법을 지금부터 소개한다.
Q. . 저는 매주, 매달, 매 분기, 매년 매출 보고를 하는데요.
월 단위 이상부터는 매출이 목표량에 미달했을 경우
원인 분석 및 대책에 대한 보고서를 작성해야 해요.
솔직히 목표가 너무 높아서 매번 변명하는 게 일입니다.
부정적인 소식을 보고해야 하는 경우, 어떻게 하면 좋을까요?
A : 우선, 내가 정확히 어떤 상황에 놓여 있는지를 잘 판단해야 한다.
목표 대비 실적이 낮은 이유는 아주 다양하기 때문이다. 어떤 상황에서,
어느 정도 기간 동안, 무슨 이유로 이러한 현상이 일어나느냐에 따라
적절한 대응 방식이 달라질 수 있다.
우리가 처한 상황을 객관적으로 해석하고,
적절한 대처 방안을 찾기 위해 아래 기준을 참고해보자.
Q. 상사로부터 보고서 작성 업무를 받았습니다.
내일까지 조사해서 보고하라는데, 시간이 절대 안 될 것 같아요.
뭐라고 말해야 할까요? 제가 무능하다고 생각하면 어쩌죠?
A :
적지 않은 업무를 갑자기 빠듯한 시간 내에 처리해야 하는 경우가 종종 생긴다.
내일까지는 도저히 무리라고 생각하지만 안된다고 말하기도 어렵다.
그러다가 만약 내일까지 다 못 끝낸다면?
보고서를 쓸 때는 시킨 일을 빠르게 잘 해내는 것도 중요하지만,
상황에 적절히 대처하는 요령도 반드시 필요하다. 이러한 상황을
Q. 저는 제과 회사에서 마케터로 일하는데요.
새로 출시하는 제품을 요즘 유행하는 버추얼 아이돌과 콜라보레이션하고 싶어요.
섭외비는 비싸지만 충분히 고려할 만한데, 본부장 선에서 통과가 안 됩니다.
버추얼 아이돌이 뭔지 잘 모르시나 봐요. 요즘엔 서브컬처나 밈문화를
마케팅에 잘 활용하는 것도 중요한데, 어떻게 설득하죠?
A.
일을 하다 보면 상사의 생각이 나와 다른 경우도 많다. 내가 생각하기에는
너무 좋은 아이디어인데, 상사가 호응해주지 않으면 답답할 수 있다.
이런 상황에서 적절한 해결책을 찾기 위해서는, 이런 일이 어떤 경우에
왜 생기는지를 먼저 알아야 한다. 상사를 설득하기 어려운 이유에는
크게 3가지가 있다.
상사 입장에서는 본인이 잘 모르는 트렌드에 대해 확신을 가지고
의사결정을 내릴 수 없을 것이다. 이럴 때는 상사에게 최근 트렌드에 대해 설명하고,
이 아이디어가 왜 좋은지 충분히 설명하는 과정이 필요하다.
충분히 설명을 했는데도 설득이 잘 되지 않을 수도 있다.
단순히 상사가 너무 보수적인 사람이라서 그렇다면 어쩔 수 없다.
아쉽겠지만, 이럴 때는 적당히 훌훌 털고 넘어가는 것도 지혜다.
차라리 모두가 합의할 수 있는 또 다른 아이디어를 찾는 데 시간을 쏟는 것이 더 생산적이다.
직장 생활에서 보고서는 흔히 ‘업무의 꽃’이라 불린다.
보고서는 작게 보면 단순한 문서나 커뮤니케이션 수단이지만 사실은 더 큰 의미가 있다.
자신이 어디에 속하는지를 먼저 파악하고, 유형별 솔루션을 업무에 꼭 적용해보길 바란다.
모두가 더 똑똑하게 일하고, 성공적인 보고서를 써서,
보다 인정받는 직장인이 되기를!
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