보고하는 도중 상사가 짜증을 내거나 아니면 “자네가 무슨 소리를 하는지 하나도 못 알아듣겠다”는 식으로 시비를 거는 일이 자주 있다면 보고 방식이 잘못됐을 가능성이 큽니다.
기-승-전-결로 이어지는 스토리는 스몰토크용입니다.
그 외에는 무조건 처음부터 결론을 얘기해야 합니다. 아니면 상사는 두 가지 중의 하나를 선택할 겁니다. 용건이 무엇인지 집중해서 듣다가 참다못해 화를 내거나, 조용히 딴생각하다가 결론을 얘기할 때쯤 되면 다시 듣기 시작할 거예요.
물론 계속 딴생각을 하다 보니 결론이 시작되는 걸 놓치는 경우가 부지기수일 테죠. 그러고서 나중에 “그런 보고 들은 적이 없다”라는 얘기를 하는 겁니다.
바쁘니까 용건만 말해 :
두괄식 + 30초 설명
엘리베이터 보고법이란 게 있습니다. 엘리베이터로 이동하는 시간인 30초 안에 메시지를 전달하는 훈련법입니다.
직장의 언어습관에서 매우 유용한 훈련이라고 생각합니다.
100페이지 분량도, 6개월 동안 고군분투한 프로젝트도 30초 안에 효과적으로 말할 수 있어야 합니다.
뛰어난 임원들은 이런 대화에 매우 능숙합니다.
다음은 상사의 화를 돋우는 안타까운 언어 습관의 전형적인 모습입니다. 기껏 열심히 일하고 욕먹는 사람들이 자주 하는 실수죠.
“저, 상무님. 하계 컨퍼런스 관련해 드릴 말씀이 있습니다.”
“(표정을 보니 심각한 일인가?) 무슨?”
“연사 건입니다. 이번에 회장님께서도 연사에 특별히 신경 쓰라고 하셨잖아요? 그래서 저희가 가장 넓은 연사 네트워크를 갖고 있는 휴네트 글로벌 이사에게 특별히 부탁했습니다. 그랬더니 웬만한 사람들은 이미 다 일정이 잡혀 있다고 하네요. 그래서 제가 연사에게 직접 연락하는 게 좋겠다고 생각했습니다. 그래서.”
“(도대체 뭐라는 거야? 연사 섭외가 다 엉망으로 된 건가? 임원회의 때 또 노발대발하실 텐데.) 차 팀장, 도대체 결론이 뭐에요? 바쁘니까 요점만 얘기해요, 요점만.”
“아, 그래서 제가 일주일 동안 여기저기 부탁한 결과 회장님께서 가장 부르고 싶어 하셨던 유 교수가 오겠다는 회신을 줬습니다.”
“유 교수 말고는? 다른 연사 섭외는 제대로 추진되고 있는 거예요? 전체 연사 섭외 현황 지금 당장 갖고 들어와요!”
차 팀장은 내심 칭찬을 기대했겠지만, 상무의 화만 돋우고 말았습니다. 잘하고도 억울하게 혼이 난 셈입니다. 상사가 자기를 평소에 싫어하기 때문이라고 생각할지 모르겠지만, 이 경우는 보고 과정에서 상사 스트레스를 끝도 없이 올렸기 때문에 폭발한 겁니다.
게다가 결론을 듣기 전까지의 정보는 상사의 머릿속에서 ‘쓸데없는 것’으로 분류되기 때문에 결론 전에 강 팀장이 자랑삼아 얘기한 건 기억에 임시 저장조차 되지 않았습니다.
일 잘하는 사람들은 두괄식 대화에 매우 능숙합니다. 앞의 사례를 두괄식 법칙에 맞춰 다시 얘기해보겠습니다.
“상무님. 이번 하계 컨퍼런스 연사 섭외 관련해 좋은 소식이 있어서 말씀드립니다.” (결론을 포함한 도입부)
“(좋은 소식이라니 긴장하지 않고 들어도 되겠군. )무슨?”
“회장님이 초청하고 싶어 하셨던 유 교수님 있지 않습니까? 그분을 연사로 모시는 데 성공했습니다.” (결론)
“오, 그래? 잘됐네. 어떻게?”
“사실 유 교수 급의 연사는 이미 오래전에 일정이 확정되지 않습니까? 그래서 가장 넓은 연사 네트워크를 갖고 있는 휴네트 글로벌 이사에게도 특별히 부탁하고, 제가 개인적으로도 따로 설득해서 어렵게 수락을 받았습니다.” (성과 어필)
“차 팀장이 고생 많네. 다른 문제는 없고?”
“네, 잘 진행되고 있으니 걱정 안 하셔도 될 것 같습니다.”
“그래, 그래. 신경 써서 잘 챙겨줘. 수고해.”
동료나 후배 직원에게 말할 때도 두괄식은 중요합니다.
여러분은 어떻게 이야기하나요?
평소 말투를 고민 해보는 시간이 되면 좋겠습니다. 🙂
[결론]
기-승-전-결을 모두 갖춰 이야기하면 상대방은 ‘승’ 때부터 이미 딴생각을 합니다.
그래서 결론 전의 얘기는 모두 잊어버립니다.
첫째도, 둘째도, 셋째도, 두괄식입니다.
두괄식으로 시작해서 30초 안에 하고 싶은 얘기를 모두 끝내야 합니다.
집중과 단순함.
이게 바로 제 신조 중 하나입니다.
단순함은 복잡함보다 어렵습니다.
자기 생각을 정돈해서 단순하게 하려면
굉장히 노력해야 합니다.
하지만 그럴 가치가 있죠.
일단 단순함에 도달하기만 하면
산을 옮길 수 있습니다.
– 스티브 잡스 –
단순하게 효율적으로!
일 잘하는 사람들의 비밀
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